+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Организация движения входящих документов в организации

Организация движения входящих документов в организации

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия. Мы остановимся на первой составляющей — документообороте.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Активировать демодоступ.

Схема документооборота в организации

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документа по кратчайшему пути с меньшими затратами времени и труда, поэтому его организация в воинском формировании предполагает, в первую очередь, установление и закрепление порядка движения документов на всех его этапах, начиная с получения или создания документов и заканчивая обработкой исполненных или отправляемых документов.

К настоящему времени многолетней практикой организации и осуществления делопроизводства в различных по назначению, масштабу и структуре организациях выработан вполне определенный порядок движения в них документов; более того, его общие черты закреплены в действующих нормативных актах например, в ГСДОУ и ЕГСД и различных методических пособиях.

Согласно этому установился общий порядок движения документов в организации, включающий в последовательности, соответствующей характеру документопотока входящего, внутреннего или исходящего такие этапы, как:. Приведенная последовательность этапов в полной мере соответствует порядку движения входящих документов. Для внутренних и исходящих документов присуща другая последовательность этапов в порядке их движения, однако для всех подобных категорий документов упомянутые этапы их движения имеют место быть.

В своей совокупности прием и первичная обработка входящих документов, их предварительное рассмотрение, распределение и, наконец, регистрация составляют содержание экспедиционной обработки документов. В организации, имеющей подразделение службы ДОУ, прием и первичная обработка документов осуществляются экспедицией или специально выделенным сотрудником; в организации, не имеющей такого подразделения, прием и обработка документов осуществляется секретарем.

Централизация приема и обработки документов позволяет быстрее доставлять их исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить её сроки, вести учет затрат на обработку документов и учет объема документооборота. Входящие документы могут поступать по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или фельдъегерскую доставку.

Задача службы делопроизводства — организовать учет поступления документов, их первичную обработку и в последующем координировать их движение. Документы, поступающие в организацию, независимо от способа их доставки по почте, факсом, телеграфом и т. Ему должны передаваться все документы, независимо от адресата, в том числе и документы, полученные сотрудниками за пределами организации в командировках или иным путем. Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной обработки.

При необходимости сотрудник, принимающий ее, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения.

При получении документов прежде всего должна быть проверена правильность их доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы работниками экспедиции без задержки должны быть возвращены отправителю. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота вложения материалов, отсутствие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим их прием, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.

О всех недостатках и нарушениях, выявленных при первичной обработке документов, сообщается отправителю. Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета регистрации документов. В связи с тем, что регистрация осуществляется не только входящих, но исходящих и внутренних документов и к тому же она играет важную роль в информационно-поисковой системе по документам организации, контроле исполнения и др. Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией.

Обработка телеграфных и телефонных сообщений телеграмм и телефонограмм , не требующих, исходя из их содержания, срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения поступившего документа целесообразно ознакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. Подготовка документов на доклад осуществляется в процессе предварительного их рассмотрения в службе ДОУ. В результате должно быть определено, куда и кому должен быть направлен документ.

ГСДОУ устанавливает на этой стадии распределение документов на потоки, а именно документы, направляемые для обязательного рассмотрения руководителями в соответствии с их обязанностями, и документы, направляемые сразу в подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководителя.

Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.

При нечетком разделении функций между отдельными органами управления, нарушении сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя.

На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. Руководству, как правило, направляются документы, полученные от правительственных органов и органов представительной и исполнительной власти , а также документы вышестоящих органов управления и жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Собственно движение входящего документа внутри организации начинается с его рассмотрения руководителем и наложения резолюции, определяющей дальнейшее его движение и порядок исполнения; для документов, не требующих резолюции руководителя, это движение начинается с направления его исполнителю в подразделение или конкретному должностному лицу.

После рассмотрения документа руководителем и наложения резолюции документ возвращается в службу ДОУ, где регистрируется резолюция руководителя, документ ставится на контроль исполнения и организуется оперативное доведение его до исполнителя.

Если исполнителей несколько, то ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа целесообразно поручать специально выделенному сотруднику, а если документ требует значительного времени для работы по его изучению, то следует составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Поручение по исполнению документа дается, как правило, одному должностному лицу. Должностные лица, которые исполняют документ, обязаны сделать это исходя из срока исполнения, установленного резолюцией или иным поручением руководителя.

Доведение адресованных документов до сведения непосредственных исполнителей организуется в кратчайшие сроки. Ответственный за исполнение всецело отвечает за организацию исполнения поручения документа. Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны в установленные сроки отработать необходимые документы и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

После исполнения и соответствующего оформления документ возвращается на место постоянного хранения. Вместе с исполненным документом подшивается и второй его экземпляр. Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию. Таким образом, подводя итог вышесказанному, следует подчеркнуть, что действия службы ДОУ по обеспечению порядка движения входящих документов включают:.

Исходящие документы — это документы, разрабатываемые в организации и отправляемые за ее пределы нижестоящим органам управления для руководства, либо вышестоящим органам управления во исполнение полученных от них указаний, либо в другие организации в порядке взаимного информирования и т. Движение исходящих документов в организации начинается с момента поступления разработанного, утвержденного, а при необходимости, и размноженного документа в службу ДОУ.

Работа с исходящими документами как инициативными, так и ответными, заключается в подготовке проекта документа, его оформлении, согласовании визировании и удостоверении, регистрации и отправке из организации.

Разработка документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т.

На этом этапе исполнитель использует информационно-поисковую систему по документам организации и сами документы. После этого готовится проект будущего документа. Проект документа проходит этап согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается визированием.

Если вопрос касается деятельности сторонней организации, документ требует внешнего согласования. В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и лицам параллельное согласование.

Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации. После получения на проекте документа всех виз документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ.

Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями. После подписания исходящий документ передается в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем на отправку.

Поступивший документ и копия отправленного документа с визами согласования подшиваются в дело. На документе и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении. Обработка и отправка из организации документов осуществляются централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем.

Для отправки исходящие документы принимаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления. Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов наличие подписи, даты, регистрационного индекса , наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются в структурные подразделения исполнителям на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке.

Вопрос об отправке документа по почте или курьером, решается службой ДОУ в зависимости от сложившейся конкретной ситуации. Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим почтовым правилам.

Документы, поступившие на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. Пример разработки и движения исходящего из организации документа показан на рис. В процессе движения внутренних документов последовательно выделяют подготовку и оформление документа, его регистрацию и доведение до сведения лиц, которым он предназначен, исполнение документа и его контроль, а также обработку исполненного документа в службе ДОУ.

Работа по подготовке и оформлению внутренних документов организуется так же, как работа с исходящей документацией, порядок исполнения и маршруты движения документов по своему характеру аналогичны порядку исполнения и маршрутам движения во входящем документопотоке.

Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Так приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе или с юристом, приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа — специальным аппаратом, например секретариатом коллегии или секретарем совета директоров.

Категории Авто. Предметы Авиадвигателестроения. Методы и средства измерений электрических величин. Современные фундаментальные и прикладные исследования в приборостроении. Социально-философская проблематика. Теория автоматического регулирования.

Управление современным производством. Порядок движения документов в организации Согласно этому установился общий порядок движения документов в организации, включающий в последовательности, соответствующей характеру документопотока входящего, внутреннего или исходящего такие этапы, как: - прием и первичная обработка документов; - предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация документов;.

Формы защиты прав и законных интересов граждан организаций. Право на судебную защиту. Значение правосудия по гражданским делам.

Комплексные соединения. Действия работников при обнаружении пожара. Типы магазинов розничной торговой сети. Программа Южного и Северного общества декабристов. Сексуальный разврат и разводы губят нацию быстрее, чем экономические кризисы.

Организация документооборота на предприятии

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документа по кратчайшему пути с меньшими затратами времени и труда, поэтому его организация в воинском формировании предполагает, в первую очередь, установление и закрепление порядка движения документов на всех его этапах, начиная с получения или создания документов и заканчивая обработкой исполненных или отправляемых документов. К настоящему времени многолетней практикой организации и осуществления делопроизводства в различных по назначению, масштабу и структуре организациях выработан вполне определенный порядок движения в них документов; более того, его общие черты закреплены в действующих нормативных актах например, в ГСДОУ и ЕГСД и различных методических пособиях. Согласно этому установился общий порядок движения документов в организации, включающий в последовательности, соответствующей характеру документопотока входящего, внутреннего или исходящего такие этапы, как:. Приведенная последовательность этапов в полной мере соответствует порядку движения входящих документов. Для внутренних и исходящих документов присуща другая последовательность этапов в порядке их движения, однако для всех подобных категорий документов упомянутые этапы их движения имеют место быть.

Порядок движения документов в организации

Внедрите электронный документооборот. Проведите обучение сотрудников других отделов. Виды документопотоков. Входящие документы. Исходящие документы.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Духовно-нравственное развитие дошкольников - Вебинары Воспитатели России

Понятие и принципы организации документооборота. Прохождение и порядок исполнения входящих документов. Прохождение исходящих и внутренних документов. Работа с конфиденциальными документами. Работа с письмами и обращениями граждан.

В этом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ — документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:.

ДВИЖЕНИЕ ВХОДЯЩИХ, ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Все документы организации могут быть разделены на несколько частей документопотоков :. Маршрут движения входящих документов зависит от того, кто является автором документа вышестоящая, подведомственная или несоподчиненная организация , от значимости и сложности вопросов, изложенных в документе, а также от структуры организации и принятой в организации технологии работы с документами. Независимо от используемой технологии обработки документов принятая схема работы с ними должна позволять документам оперативно проходить все необходимые стадии и этапы их обработки, при этом не обусловленные необходимостью инстанции и действия с документами должны быть исключены. Для соблюдения данных принципов на практике могут использоваться следующие приемы работы с документами:.

Порядок организации документооборота и основные этапы движения документов Организация движения документов внутри организации. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

.

.

Поэтому организация документооборота — ключевой компонент Схема движения документов для передачи в архив и дальнейшего уничтожения входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 13. Основные принципы организации работы с документами. Часть 1
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. naufokosit1985

    Здравствуйте, у меня такой вопрос: с обыском могут прийти просто так или для этого обязательно должны завести дело? И ещё вопрос: с обыском приходят при административном или криминальном правонарушенни?

  2. Харитон

    Тарас, а есть ссылка на законопроект с такими изменениями ?

  3. Нона

    Спасибо Вам большое за видео!